Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Ukuran Kertas

1. (21cm x 33cm) Ukuran Folio
2. (21cm x 29,7cm) Ukuran A4(HVS)
3. (21cm x 28cm) Ukuran Kuarto
4. (84,1cm x 118,9cm) Rangkap empat atau A0
5. (59,4cm x 84,1cm) Rapkap dua atau A1
6. (45cm x 59,1cm) Ukuran A dua
7. (42cm x 29,7cm) Lembar separuh atau A3
8. (14,8cm x 21cm) Ukuran A5 untuk surat pendek
9. (10,5cm x 14,8cm) Ukuran A6 ukurang yang pendek
10. (42cm x 33cm) ukuran double folio

Perlengkapan Surat (Jenis Dan Ukuran Surat)

A. Bond Paper (HVS)
Untuk menulis surat asli atau laporan yang sifatnya resmi

B. Bank Paper (Doorslag)
Untuk lembar tembusan, misalnya dalam penulisan kuitansi. Disamping itu juga sering dipakai sebagai tanda pergantian tab baru dalam penulisan laporan.

C. Duplicating Paper (Stencil Duplikator)
Untuk stensil, misalnya dalam pembuatan buku-buku atau diktat.

D. Airmail Paper
Untuk menulis surat yang sifatnyan tidak formal non dinas atau untuk pos udara.

E. Kertas tulis bergaris
Untuk menulis surat yang menggunakan tulisan tangan atau buku tulis.

F. Onion Skin Paper
Tipis tapi kuat digunakan untuk surat-surat yang dikirimkan keluar negeri.

Jenis Surat Sesuai Dengan Penganalisaan Kelompok

Berdasarkan Sifatnya
A. Surat Pribadi (Prive)
Surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Berdasarkan sifatnya surat pribadi dikelompokkan menjadi 2 yaitu Surat Pribadi Yang Isinya Kekeluargaan dan Surat Pribadi Yang isinya Setengah Resmi.

B. Surat Resmi
Surat yang menyangkut soal tugas dalam suatu organisasi.

C. Surat Sosial
Surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga sosial (contohnya rumah zakat).

D. Surat Niaga
Surat yang dibuat oleh badan usaha atau kepentikan perusahaan untuk niaga (contohnya nota pembelian).

E. Surat Dinas
Surat yang dibuat oleh instansi yang berisi tentang kedinasan.


Berdasarkan Wujudnnya
A. Kartu Pos
Selembar kertas karton yang berukuran 10cm x 15cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya pendek dan tidak mengandung kerahasiaan. Biasanya kartu pos dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

B. Warkat Pos
Selembar kertas yang dibuat sedemikian rupa, kalau dilipat menjadi sebuah sampul yang bagian dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat. Isinya lebih panjang bila dibanding dengan kartu pos dan tidak dapat dibaca oleh orang lain. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia dengan ukuran 8cm x 12,5cm (setelah dilipat)

C. Surat Bersampul atau surat biasa
Surat yang bersampul memiliki beberapa kegunaan, yaitu :

• Agar surat tidak terbaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan
• Agar dapat mengirimkan berita yang cukup panjang
• Agar dipandang lebih sopan

D. Memorandum (memo) dan Nota
Memorandum dan nota merupakan surat intern (hanya digunakan untuk lingkungan sendiri). Memorandum biasanya berisi meminta informasi, memberi informasi, meminta petunjuk dan memberi petunjuk. Sedangkan Nota  berisi tugas yang harus dikerjakan oleh bawahannya.
Memo : Dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya dan antar pejabat setingkat.
Nota    : Dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan antar pejabat setingkat dalam intern kantor.

E. Telegram
Suatu tulisan, tanda atau berita yang dikirmkan jarak jauh melalui pesawat telegrap. Ada 2 macam telegram, yaitu :
  1.   Telegram yang dikirim oleh PT Telkom
  2.   Telegram yang dikirim oleh kurir disebut dengan surat kawat, menggunakan gaya bahasa telegram

Surat-Menyurat

Pengertian Surat Secara Umum
Surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis, atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atau sesuatu yang ditulis
Pengertian Surat Dalam Lingkup Administrasi
Surat adalah alat untuk menyampaikan infromasi/warta secara tertulis dari 1 pihak ke pihak lain.

Tujuan Menulis Surat :
A.   Menyampaikan informasi
B.   Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai isi hati penulis
C.   Mempercepat cara berkomunikasi
D.   Menghemat waktu, biaya dan tenaga

Fungsi Surat :

• Alat penghubung secara tertulis
• Bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum
• Alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan (arsip)
• Bukti sejarah (historia) untuk bahan riset 
• Bahan Dokumentasi
• Duta atau wakil dari seseorang atau instansi
• Jaminan keamanan dalam melakukan aktifitas
• Barometer maju mundurnya suatu kantor
• Media komunikasi

Bidang-bidang kegiatan kantor dalam penanganan surat :
A.   Surat menyurat (Korespondensi) adalah bagian yang menangani pembuatan konsep surat
B.   Pengetikan (Typing) adalah bagian yang menangani pengetikan konsep surat sampai menjadi surat yang siap dikirim
C.   Pengurusan Surat (Mail Handling) adalah bagian kantor yang menangani surat masuk dan surat keluar
D.   Kearsipan (Filing) adalah bagian yang menangani penyimpanan dan menemukan kembali surat bila dibutuhkan

Laporan

Pengertian Umum : Laporan adalah alat menyampaikan informasi dari 1 pihak ke pihak lain.
Pengertian Administrasi : Laporan dalam lingkup Administrasi adalah pegawai (karyawan/karyawati)

Isi laporan :
a. Penelitian
b. Percobaan
c. Pengamatan
d. Pengalaman

Laporan memiliki peraan yang penting dalam organisasi agar hubungannya selalu terjalin dengan baik.
Fungsi laporan :
a. Sebagai alat penyampaian informasi
b. Bahan pengambilan keputusan
c. Sebagai alat pertanggung jawaban
d. Alat untuk pengawasan

Dilihat dari beberapa segi laporan dapat dibedakan :
a. Berdasarkan maksud laporan : Laporan Informatif, Laporan Eksaminasional dan Laporan Analitis
b. Berdasarkan luas lingkupnya  : Laporan Umum, dan Laporan Khusus
c. Berdasarkan bidang kegiatannya : Laporan Substantif, dan Laporan Administratif
d. Berdasarkan Sifat Peristiwanya   : Laporan Rutin, dan Laporan Insidental
e. Berdasarkan keamanan isinya  : Laporan Biasa, Laporan Rahasia, dan Laporan Sangat Rahasia
f. Bedasarkan kesempurnaan isinya : Laporan sementara/pendahuluan (preliminary)
g. Berdasarkan jangkauannya    : Laporan Intern, dan Laporan Ekstern

Surat-Surat Tanda Bukti

Setiap pembayaran atau pengiriman/penyerahan barang harus disertai dengan buti yang jelas dalam bentuk tertulis. Hal ini berguna untuk pencatatan/administrasi perusahaan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Dibawah ini adalah contoh-contoh surat tanda bukti :

1.     Faktur (Invoice)
Faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Jumlah terakhir dari perhitungan disebut "Harga Faktur"
Bagian-bagian Faktur :

• Nama perusahaan (Kepala Surat)
• Nama dan alamat pembeli
• Jumlah barang
• Jenis dan kualitas barang
• Harga satuan
• Harga seluruhnya
• Potongan harga

A.   Faktur Biasa
Faktur Biasa adalah faktur yang diberikan oleh penjual pada saat kita membeli barang. Faktur ini merupakan salah satu bukti atas transaksi untuk keperluan pembukuan/administrasi, jadi pada setiap pembelian harus selalu dilampirkan dengan faktur.
B.   Faktur Proforma
Faktur Proforma adalah faktur yang dibuat untuk sementara setelah barang-barangyang dikirimkan baru dibuatkan faktur yang sesungguhnya.

2.     Konosemen
Konosemen adalah surat keterangan (pengantar) barang yang diangkut dengan menggunakan kapal.


3.     Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti penerimaan dan pembayaran uang secara sah. Sebagai tanda bukti kuitantasi memuat bagian-bagian :

• Nama dan alamat yang menerima uang
• Nomor dan tanggal
• Jumlah uang dengan angka dan terbilang
• Maksud untuk keperluan tertentu

4.    Packing List

Packing List adalah daftar perincian barang dalam list harus dijelaskan barang apa saja yang terdapat dalam masing-masing kemasan. Gunanya adalah untuk mengetahui isi barang dalam peti/kemasan, jika suatu waktu ada pemeriksaan.

Bagian Dan Bentuk Surat Niaga Bahasa Inggris

1.     Bagian-Bagian Surat Niaga Bahasa Inggris

• Heading
• Date Line
• Reference
• Inside Addres
• Attention Line
• Saluation
• Subject Line
• The Body
• The Complimentary Close
• Signature
• Enclosure/Encl2

2.     Jenis-jenis salam pembuka

• Dear Sirs     : Ditujukan kepada sebuah perusahaan
• Dear Sir      : Ditujukan kepada seorang laki-laki yang belum diketahui namanya
• Dear Madam : Ditujukan kepada seorang perumpuan yang belum diketahui namanya
• Dear Mr..... : Ditujukan kepada seorang laki-laki yang sudah diketahui namanya

3.     Bentuk- bentuk Surat Niaga Bahasa Inggris

        A.   Full Block Style

       

         B.   Block Style

        C.   Semi Block Style

        D.   Indented Style

        E.   Hanging Style

Contoh surat Niaga Bahasa Inggris

Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang digunakan didunia bisnis, niaga atau perdagangan. Keberadaan surat niaga tersebut sangan mendukung kelancaran berniaga untuk membuat maupun penerima surat tersebut.

Macam-macam surat niaga :

1. Surat permintaan penawaran
2. Surat penawaran
3. Surat pesanan
4. Surat referensi
5. Surat Pemberitahuan penerimaan pesanan
6. Surat pengiriman barang, surat pengantar barang, surat pengiriman barang dan faktur
7. Surat pemberitahuan pemerima barang, pengakuan pembayaran, dan ucapan terima kasih.
8. Surat pengaduan
9. Surat penyesuaian pengaduan
10. Surat penundaan pembayaran
11. Surat penagihan pembayaran
12. Surat perjanjian pembayaran

Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat niaga :

1. Tujuan
2. Isi surat
3. Nama dan jenis barang
4. Merek dan kualitas barang
5. Banyak barang yang ditawarkan
6. Tata urutan isi surat
7. Menyesuaikan setiap bagian surat satu persatu
8. Hindari penggunaan singkatan

Ciri-ciri surat bisnis yang efektif :

1. Jelas (Clear)
2. Singkat (Concise)
3. Sopan (Corteus)
4. Benar (Correct)
5. Lengkap (Complete)
6. Bersih (Clean)
7. Tepat (Accurate)

Notula

Pengertian Notula

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau dokumen yang otentik. Notula harus ditulis secara teliti, artinya semua pokok permasalahan yang dibahas dalam rapat harus ditulis dengan tepat dan jelas sesuai dengan pokok pembicaraan.
Notula bisa juga diartikan sebagai catatan mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.

Fungsi Notula

1. Sebagai alat bukti
2. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
5. Sebagai dokumen

Ciri-ciri Notula

1. Objektif
2. Tidak bertele-tele
3. Menggunakan bahasa yang logis

Bagian Notula

1. Judul
2. Waktu dan tempat
3. Pihak yang terlibat (pemimpin, sekretaris, pembawa acara, notulis, peserta)
4. Penyampaian gambaran umum
5. Tanya jawab
6. Simpulan/hasil keputusan
7. Tanda tangan

Contoh Notula

NOTULEN

RAPAT PERSIAPAN MENYAMBUT HARI KARTINI

SMK NEGERI 1 BANDUNG 2014

Hari                    : Rabu

Tanggal               : 12 Maret 2014

Waktu                : 12.00-12.30

Tempat               : Ruang 3.05, SMK Negeri 1 Bandung

Pimpinan Rapat  : Kania Nurmala

Notulis               : Puspa Noviyanti

Moderator         : Aulia Zahra

Seksi Konsumsi : Pratiwi

Acara                : 

1. Pembukaan
2. Penjelasan mengenai spesifikasi perlombaan
3. Tanya jawab, dan lain-lain.
4. Penutup

Risalah Pembicaraan  :

Acara ke- 1

• Pukul 12.00 rapat dibuka oleh Aulia Zahra, selaku Moderator.

Acara ke-2

• Penjelasan mengenai persyaratan yang harus dipatuhi oleh peserta lomba selama kegiatan berlangsung, yang dijelaskan oleh Kania Nurmala, selaku Pimpinan Rapat. Adapaun syarat yang telah disetujui oleh peserta rapat, sebagai berikut :

1. Bagi wanita mengenakan kebaya
2. Bagi Pria mengenakan pangsi
3. Menggunakan bahasa sunda selama kegiatan berlangsung

• Penjelasan mengenai perlombaan yang diadakan, dijelaskan oleh Kania Nurmala selaku Pimpinan Rapat. Adapun perlombaan yang telah disetujui oleh peserta rapat, sebagai berikut :

1. Lomba membaca puisi
2. Lomba berpidato
3. Lomba Fashion Show
4. Lomba mendesain pakaian daerah modern

Acara ke-3

• Tanya jawab, dan lain-lain.

1. Susilowati menanyakan mengapa tidak mengambil tema pahlawan wanita lain, seperti Rohana Kudus.
2. Dianatasha menyakan apa alasan kami megambil tema Kartini.

Acara ke-4

• Tepat pukul 12.30 rapat ditutup oleh Aulia Zahra dengan ucapan terima kasih.

Bandung, 12 Maret 2014

Mengetahui dan mengesahkan,      

           Pimpinan Rapat                                                                                                        Notulis

         (Kania Nurmala)                                                                                                 (Puspa Noviyanti)

Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

     Surat dinas adalah naskah/sekumpulan naskah dalam bentuk tertentu yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan yang terkait.

Tata urutan Surat Dinas :

1. Kepala surat
2. Nomor
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama jelas
13. Tembusan
14. Lampiran surat/inisial

Ciri-ciri Surat Dinas :

1. Menggunakan kop surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa yang baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau tempat pembuat surat
6. Menggunakan format tertentu
7. Dikeluarkan oleh instansi/pemerintah/swasta
8. Berisi kepentingan kedinasan

Macam-macam Surat Dinas :

1. Surat undangan rapat dinas
2. Surat permohonan
3. Surat pemberian tugas
4. Surat Pemanggilan
5. Surat Pengumuman

Contoh Surat Dinas :

Fungsi Surat Dinas :

1. Sebagai sarana komunikasi kedinasan
2. Memberikan informasi
3. Dokumen bukti tertulis
4. Alat pengingat yang fungsinya berkaitan dengan arsip
5. Bukti sejarah

Tata Cara Pembuatan Naskah Surat Dinas :

1. Menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Bila menggunakan bahasa asing sebaiknya tuliskan terlebih dahulu menggunakan bahasa indonesia
3. Penulisan surat dilakukan secara berimbang/simetris berturut-turut secara vertikal

Kearsipan

Pengertian arsip menurut UU no.7 tahun 1971 adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangn dalam bentuk corak apa pun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pengertian arsip menurut Ensiklopedi Administrasi adalah :

1. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan
2. Suatu instansi atau tempat dari warkat-warkat suatu organisasi yang disimpan secara tertib.

Pengertian arsip menurut UU tahun 2009 yaitu "Arsip adalah rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi"

KEARSIPAN adalah proses kegiatan pengelolaan arsip. ARSIPARIS adalah orang yang melakukan kearsipan.

Syarat arsip :

1. Kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai guna
4. Dapat ditemukan kembali dengan cepat

Nilai guna arsip menurut Vernoon B. Santen :

1. Administrasi Value (formulir)
2. Legal Value (akta jual beli tanah)
3. Fiscal Value (cek)
4. Research Value (buku, skripsi)
5. Educational Value (rapor, ijazah)
6. Documentary Value (naskah perjanjian)

Peranan Arsip :

1. Bukti tertulis
2. Sumber informasi
3. Sumber dokumentasi
4. Gambaran peristiwa masa lalu

Sistem penyimpanan arsip :

1. Sistem Abjad (contoh : di puskesmas/klinik)
2. Sistem Nomer (contoh : di pos giro/TELKOM/polisi)
3. Sistem Pokok Soal (contoh : berdasarkan divisi)
4. Sistem Tanggal (contoh : penyimpanan ijazah)
5. Sistem Wilayah (contoh : perusahaan yang memiliki cabang)
   

Bentuk Surat

Bentuk-bentuk Surat

A. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
     Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. Artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Bagian dari surat full block style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6.  Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelas isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

B. Bentuk Lurus (block style)
    Pada dasarnya sama dengan bentuk Lurus Penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama jelas dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat.

Bagian dari surat block style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan

7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

C. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)
     Sebenarnya sama dengan bentuk surat Lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok. Pada praktiknya surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Bagian dari surat semi block style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembuka
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

D. Bentuk Lekuk (indented style)

     Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Bagian dari surat indented style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembuka
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

E. Bentuk menggantung (hanging paragraph)
     Sebenarnya sama dengan surat bentuk Lurus, perbedaannya hanya pada penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bentuk dari surat hanging paragraph :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

Surat sebagai alat komunikasi

Sebelum mulai mengenal komunikasi melalui surat menyurat (korespondensi), mari kita kenal apa itu komunikasi? Komunikasi adalah pertukaran fakta, pikiran, pendapat atau emosi oleh dua orang atau lebih. Komunikasi dapat juga diartikan sebagai proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti dari komunikator (penyampai) kepada komunikan (penerima).

Surat menyurat (korespondensi) adalah jenis komunikasi tulisan. Dalam kehidupan sehari-hari sudah tentu kita lebih banyak memakai komunikasi lisan dibandingkan komunikasi tulis. Namun komunikasi tulis, tidak lah dapat diabaikan begitu saja, karena banyak hal-hal dalam hidup ini yang harus disampaikan secara tertulis (komunikasi tulis). Dalam hal ini yang kita maksud adalah Surat, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

Unsur yang harus diperhatikan dalam komunikasi tulis, yaitu :
1. Pengirim (komunikator)
2. Pesan (message)
3. Alat (media)
4. Penerima (komunikan)

Fungsi surat :
1. Sebagai alar promosi/iklan
2. Sebagai alat ukur tinggi rendahnya frekuensi kegiatan organisasi bisnis/sosial
3. Sebagai tanda bukti hitam diatas putih
4. Sebagai alat pengingat
5. Sebagai pedoman untuk bertindak/mengambil keputusan
6. Sebagai keterangan keamanan
7. Sebagai duta atau wakil organisasi
8. Sebagai dokumen sejarah
9. Sebagai alat komunikasi (tulis)

Keuntungan komunikasi melalui surat :
1. Adanya bukti tulis hitam diatas putih
2. Bahasa komunikasi lebih lengkap sesuai kehendak hati
3. Biaya relatif murah
4. Dapat menyimpan rahasia
5. Lebih formal

Pengertian Adm. Perkantoran

Administrasi dalam bahasa inggris adalah administration yang artinya rangkaian perbuatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertemtu, jadi Administrasi Perkantoran berarti rangkaian kegiatan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang dilaksanakan di kantor.

Proses administrasi adalah rangkaian perbuatan manusia, baik kerja pikir maupun kerja fisik, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Proses administrasi menurut beberapa ahli.

a. Wiliam H. Newman

• Merencanakan
• Mengorganisasikan
• Mengumpulkan sumber
• Menjuruskan
• Mengawasi

b. Prof. Dr. Pajudo Atmosodirdjo

• Kegiatan
• Pemikiran
• Pengaturan
• Penentuan tujuan
• Penyelenggaraan

c. J. Wajong

• Merencanakan
• Mengorganisasikan
• Memimpin

Fungsi Administrasi menurut beberapa ahli

a. J. Wajong

1. Merencanakan apa yang harus dikerjakan
2. Mengorganisasikan, dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan
3. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai

b. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, S.H.

1. Perencanaan semesta usaha
2. Pengorganisasian dasar
3. Pengembangan kelompok
4. Management administrative
5. Tata usaha
6. Pengendalian dan pengawasan semesta