Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

     Surat dinas adalah naskah/sekumpulan naskah dalam bentuk tertentu yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan yang terkait.

Tata urutan Surat Dinas :

1. Kepala surat
2. Nomor
3. Tanggal
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama jelas
13. Tembusan
14. Lampiran surat/inisial

Ciri-ciri Surat Dinas :

1. Menggunakan kop surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa yang baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau tempat pembuat surat
6. Menggunakan format tertentu
7. Dikeluarkan oleh instansi/pemerintah/swasta
8. Berisi kepentingan kedinasan

Macam-macam Surat Dinas :

1. Surat undangan rapat dinas
2. Surat permohonan
3. Surat pemberian tugas
4. Surat Pemanggilan
5. Surat Pengumuman

Contoh Surat Dinas :

Fungsi Surat Dinas :

1. Sebagai sarana komunikasi kedinasan
2. Memberikan informasi
3. Dokumen bukti tertulis
4. Alat pengingat yang fungsinya berkaitan dengan arsip
5. Bukti sejarah

Tata Cara Pembuatan Naskah Surat Dinas :

1. Menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Bila menggunakan bahasa asing sebaiknya tuliskan terlebih dahulu menggunakan bahasa indonesia
3. Penulisan surat dilakukan secara berimbang/simetris berturut-turut secara vertikal

Kearsipan

Pengertian arsip menurut UU no.7 tahun 1971 adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangn dalam bentuk corak apa pun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pengertian arsip menurut Ensiklopedi Administrasi adalah :

1. Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan
2. Suatu instansi atau tempat dari warkat-warkat suatu organisasi yang disimpan secara tertib.

Pengertian arsip menurut UU tahun 2009 yaitu "Arsip adalah rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi"

KEARSIPAN adalah proses kegiatan pengelolaan arsip. ARSIPARIS adalah orang yang melakukan kearsipan.

Syarat arsip :

1. Kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai guna
4. Dapat ditemukan kembali dengan cepat

Nilai guna arsip menurut Vernoon B. Santen :

1. Administrasi Value (formulir)
2. Legal Value (akta jual beli tanah)
3. Fiscal Value (cek)
4. Research Value (buku, skripsi)
5. Educational Value (rapor, ijazah)
6. Documentary Value (naskah perjanjian)

Peranan Arsip :

1. Bukti tertulis
2. Sumber informasi
3. Sumber dokumentasi
4. Gambaran peristiwa masa lalu

Sistem penyimpanan arsip :

1. Sistem Abjad (contoh : di puskesmas/klinik)
2. Sistem Nomer (contoh : di pos giro/TELKOM/polisi)
3. Sistem Pokok Soal (contoh : berdasarkan divisi)
4. Sistem Tanggal (contoh : penyimpanan ijazah)
5. Sistem Wilayah (contoh : perusahaan yang memiliki cabang)
   

Bentuk Surat

Bentuk-bentuk Surat

A. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
     Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. Artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Bagian dari surat full block style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6.  Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelas isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

B. Bentuk Lurus (block style)
    Pada dasarnya sama dengan bentuk Lurus Penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama jelas dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat.

Bagian dari surat block style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan

7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

C. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)
     Sebenarnya sama dengan bentuk surat Lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok. Pada praktiknya surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Bagian dari surat semi block style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembuka
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

D. Bentuk Lekuk (indented style)

     Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Bagian dari surat indented style :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembuka
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

E. Bentuk menggantung (hanging paragraph)
     Sebenarnya sama dengan surat bentuk Lurus, perbedaannya hanya pada penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bentuk dari surat hanging paragraph :
1. Kop surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang ditujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/inisial

Surat sebagai alat komunikasi

Sebelum mulai mengenal komunikasi melalui surat menyurat (korespondensi), mari kita kenal apa itu komunikasi? Komunikasi adalah pertukaran fakta, pikiran, pendapat atau emosi oleh dua orang atau lebih. Komunikasi dapat juga diartikan sebagai proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti dari komunikator (penyampai) kepada komunikan (penerima).

Surat menyurat (korespondensi) adalah jenis komunikasi tulisan. Dalam kehidupan sehari-hari sudah tentu kita lebih banyak memakai komunikasi lisan dibandingkan komunikasi tulis. Namun komunikasi tulis, tidak lah dapat diabaikan begitu saja, karena banyak hal-hal dalam hidup ini yang harus disampaikan secara tertulis (komunikasi tulis). Dalam hal ini yang kita maksud adalah Surat, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

Unsur yang harus diperhatikan dalam komunikasi tulis, yaitu :
1. Pengirim (komunikator)
2. Pesan (message)
3. Alat (media)
4. Penerima (komunikan)

Fungsi surat :
1. Sebagai alar promosi/iklan
2. Sebagai alat ukur tinggi rendahnya frekuensi kegiatan organisasi bisnis/sosial
3. Sebagai tanda bukti hitam diatas putih
4. Sebagai alat pengingat
5. Sebagai pedoman untuk bertindak/mengambil keputusan
6. Sebagai keterangan keamanan
7. Sebagai duta atau wakil organisasi
8. Sebagai dokumen sejarah
9. Sebagai alat komunikasi (tulis)

Keuntungan komunikasi melalui surat :
1. Adanya bukti tulis hitam diatas putih
2. Bahasa komunikasi lebih lengkap sesuai kehendak hati
3. Biaya relatif murah
4. Dapat menyimpan rahasia
5. Lebih formal

Pengertian Adm. Perkantoran

Administrasi dalam bahasa inggris adalah administration yang artinya rangkaian perbuatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertemtu, jadi Administrasi Perkantoran berarti rangkaian kegiatan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang dilaksanakan di kantor.

Proses administrasi adalah rangkaian perbuatan manusia, baik kerja pikir maupun kerja fisik, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Proses administrasi menurut beberapa ahli.

a. Wiliam H. Newman

• Merencanakan
• Mengorganisasikan
• Mengumpulkan sumber
• Menjuruskan
• Mengawasi

b. Prof. Dr. Pajudo Atmosodirdjo

• Kegiatan
• Pemikiran
• Pengaturan
• Penentuan tujuan
• Penyelenggaraan

c. J. Wajong

• Merencanakan
• Mengorganisasikan
• Memimpin

Fungsi Administrasi menurut beberapa ahli

a. J. Wajong

1. Merencanakan apa yang harus dikerjakan
2. Mengorganisasikan, dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan
3. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai

b. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, S.H.

1. Perencanaan semesta usaha
2. Pengorganisasian dasar
3. Pengembangan kelompok
4. Management administrative
5. Tata usaha
6. Pengendalian dan pengawasan semesta