Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Ukuran Kertas

1. (21cm x 33cm) Ukuran Folio
2. (21cm x 29,7cm) Ukuran A4(HVS)
3. (21cm x 28cm) Ukuran Kuarto
4. (84,1cm x 118,9cm) Rangkap empat atau A0
5. (59,4cm x 84,1cm) Rapkap dua atau A1
6. (45cm x 59,1cm) Ukuran A dua
7. (42cm x 29,7cm) Lembar separuh atau A3
8. (14,8cm x 21cm) Ukuran A5 untuk surat pendek
9. (10,5cm x 14,8cm) Ukuran A6 ukurang yang pendek
10. (42cm x 33cm) ukuran double folio

Perlengkapan Surat (Jenis Dan Ukuran Surat)

A. Bond Paper (HVS)
Untuk menulis surat asli atau laporan yang sifatnya resmi

B. Bank Paper (Doorslag)
Untuk lembar tembusan, misalnya dalam penulisan kuitansi. Disamping itu juga sering dipakai sebagai tanda pergantian tab baru dalam penulisan laporan.

C. Duplicating Paper (Stencil Duplikator)
Untuk stensil, misalnya dalam pembuatan buku-buku atau diktat.

D. Airmail Paper
Untuk menulis surat yang sifatnyan tidak formal non dinas atau untuk pos udara.

E. Kertas tulis bergaris
Untuk menulis surat yang menggunakan tulisan tangan atau buku tulis.

F. Onion Skin Paper
Tipis tapi kuat digunakan untuk surat-surat yang dikirimkan keluar negeri.

Jenis Surat Sesuai Dengan Penganalisaan Kelompok

Berdasarkan Sifatnya
A. Surat Pribadi (Prive)
Surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Berdasarkan sifatnya surat pribadi dikelompokkan menjadi 2 yaitu Surat Pribadi Yang Isinya Kekeluargaan dan Surat Pribadi Yang isinya Setengah Resmi.

B. Surat Resmi
Surat yang menyangkut soal tugas dalam suatu organisasi.

C. Surat Sosial
Surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga sosial (contohnya rumah zakat).

D. Surat Niaga
Surat yang dibuat oleh badan usaha atau kepentikan perusahaan untuk niaga (contohnya nota pembelian).

E. Surat Dinas
Surat yang dibuat oleh instansi yang berisi tentang kedinasan.


Berdasarkan Wujudnnya
A. Kartu Pos
Selembar kertas karton yang berukuran 10cm x 15cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya pendek dan tidak mengandung kerahasiaan. Biasanya kartu pos dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

B. Warkat Pos
Selembar kertas yang dibuat sedemikian rupa, kalau dilipat menjadi sebuah sampul yang bagian dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat. Isinya lebih panjang bila dibanding dengan kartu pos dan tidak dapat dibaca oleh orang lain. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia dengan ukuran 8cm x 12,5cm (setelah dilipat)

C. Surat Bersampul atau surat biasa
Surat yang bersampul memiliki beberapa kegunaan, yaitu :

• Agar surat tidak terbaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan
• Agar dapat mengirimkan berita yang cukup panjang
• Agar dipandang lebih sopan

D. Memorandum (memo) dan Nota
Memorandum dan nota merupakan surat intern (hanya digunakan untuk lingkungan sendiri). Memorandum biasanya berisi meminta informasi, memberi informasi, meminta petunjuk dan memberi petunjuk. Sedangkan Nota  berisi tugas yang harus dikerjakan oleh bawahannya.
Memo : Dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya dan antar pejabat setingkat.
Nota    : Dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan antar pejabat setingkat dalam intern kantor.

E. Telegram
Suatu tulisan, tanda atau berita yang dikirmkan jarak jauh melalui pesawat telegrap. Ada 2 macam telegram, yaitu :
  1.   Telegram yang dikirim oleh PT Telkom
  2.   Telegram yang dikirim oleh kurir disebut dengan surat kawat, menggunakan gaya bahasa telegram

Surat-Menyurat

Pengertian Surat Secara Umum
Surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis, atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atau sesuatu yang ditulis
Pengertian Surat Dalam Lingkup Administrasi
Surat adalah alat untuk menyampaikan infromasi/warta secara tertulis dari 1 pihak ke pihak lain.

Tujuan Menulis Surat :
A.   Menyampaikan informasi
B.   Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai isi hati penulis
C.   Mempercepat cara berkomunikasi
D.   Menghemat waktu, biaya dan tenaga

Fungsi Surat :

• Alat penghubung secara tertulis
• Bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum
• Alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan (arsip)
• Bukti sejarah (historia) untuk bahan riset 
• Bahan Dokumentasi
• Duta atau wakil dari seseorang atau instansi
• Jaminan keamanan dalam melakukan aktifitas
• Barometer maju mundurnya suatu kantor
• Media komunikasi

Bidang-bidang kegiatan kantor dalam penanganan surat :
A.   Surat menyurat (Korespondensi) adalah bagian yang menangani pembuatan konsep surat
B.   Pengetikan (Typing) adalah bagian yang menangani pengetikan konsep surat sampai menjadi surat yang siap dikirim
C.   Pengurusan Surat (Mail Handling) adalah bagian kantor yang menangani surat masuk dan surat keluar
D.   Kearsipan (Filing) adalah bagian yang menangani penyimpanan dan menemukan kembali surat bila dibutuhkan

Laporan

Pengertian Umum : Laporan adalah alat menyampaikan informasi dari 1 pihak ke pihak lain.
Pengertian Administrasi : Laporan dalam lingkup Administrasi adalah pegawai (karyawan/karyawati)

Isi laporan :
a. Penelitian
b. Percobaan
c. Pengamatan
d. Pengalaman

Laporan memiliki peraan yang penting dalam organisasi agar hubungannya selalu terjalin dengan baik.
Fungsi laporan :
a. Sebagai alat penyampaian informasi
b. Bahan pengambilan keputusan
c. Sebagai alat pertanggung jawaban
d. Alat untuk pengawasan

Dilihat dari beberapa segi laporan dapat dibedakan :
a. Berdasarkan maksud laporan : Laporan Informatif, Laporan Eksaminasional dan Laporan Analitis
b. Berdasarkan luas lingkupnya  : Laporan Umum, dan Laporan Khusus
c. Berdasarkan bidang kegiatannya : Laporan Substantif, dan Laporan Administratif
d. Berdasarkan Sifat Peristiwanya   : Laporan Rutin, dan Laporan Insidental
e. Berdasarkan keamanan isinya  : Laporan Biasa, Laporan Rahasia, dan Laporan Sangat Rahasia
f. Bedasarkan kesempurnaan isinya : Laporan sementara/pendahuluan (preliminary)
g. Berdasarkan jangkauannya    : Laporan Intern, dan Laporan Ekstern

Surat-Surat Tanda Bukti

Setiap pembayaran atau pengiriman/penyerahan barang harus disertai dengan buti yang jelas dalam bentuk tertulis. Hal ini berguna untuk pencatatan/administrasi perusahaan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Dibawah ini adalah contoh-contoh surat tanda bukti :

1.     Faktur (Invoice)
Faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Jumlah terakhir dari perhitungan disebut "Harga Faktur"
Bagian-bagian Faktur :

• Nama perusahaan (Kepala Surat)
• Nama dan alamat pembeli
• Jumlah barang
• Jenis dan kualitas barang
• Harga satuan
• Harga seluruhnya
• Potongan harga

A.   Faktur Biasa
Faktur Biasa adalah faktur yang diberikan oleh penjual pada saat kita membeli barang. Faktur ini merupakan salah satu bukti atas transaksi untuk keperluan pembukuan/administrasi, jadi pada setiap pembelian harus selalu dilampirkan dengan faktur.
B.   Faktur Proforma
Faktur Proforma adalah faktur yang dibuat untuk sementara setelah barang-barangyang dikirimkan baru dibuatkan faktur yang sesungguhnya.

2.     Konosemen
Konosemen adalah surat keterangan (pengantar) barang yang diangkut dengan menggunakan kapal.


3.     Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti penerimaan dan pembayaran uang secara sah. Sebagai tanda bukti kuitantasi memuat bagian-bagian :

• Nama dan alamat yang menerima uang
• Nomor dan tanggal
• Jumlah uang dengan angka dan terbilang
• Maksud untuk keperluan tertentu

4.    Packing List

Packing List adalah daftar perincian barang dalam list harus dijelaskan barang apa saja yang terdapat dalam masing-masing kemasan. Gunanya adalah untuk mengetahui isi barang dalam peti/kemasan, jika suatu waktu ada pemeriksaan.